[展示会担当者必見]展示会施策でチェックすべき41項目

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コロナ禍の影響で、集客方法もデジタル施策が中心となっていましたが、コロナ禍が明け、リアル施策も本格的に実施できる環境になりました。
集客のリアル施策の主軸「展示会」の現場にも”人””活気”が戻って参りました。
弊社では「展示会まるごとサポート」サービスでクライアントのサポートを行っております。6月初旬の展示会では、4年前の水準以上のリード獲得数があるなど、サプライヤーのみならず、バイヤーもリアル展示会の開催を待ち望んでおられたのではないでしょうか。
今回の内容は、展示会出展の決定から成約までの展示会施策で、弊社が提供している「展示会まるごとサポート」41項目のご紹介となります。「展示会ご担当者」の出展のご参考にいただければ幸いです。

出展企画

01.補助金/助成金適用診断


 時期、地域、事業規模によって内容は異なりますが、展示会出展にかかる費用に補助金/助成金が適用できます。展示会費用の削減にも活用できますし、ワンランクUPした展示会施策を実現することも可能になります。

02.出展品目/サービスの決定


 出展する商品やサービスを具体的に決定します。単なる商品やサービスの紹介といった、自社の売り込みだけでは来場者にこちらの意図は届きません。想定される来場者がどのような課題を持ち展示会に来るのかなどを想定し、出店品目/サービスを決定することが重要です。

03.出展目標の数値化


 まずは「出展目標」を明確にします。指標となるのは、それぞれの企業、商材により異なります。
 ・会社名/商品(サービス)名の認知度を向上させたい
 ・当日の商談で売上に繋げたい
 ・見込み客のリードを獲得したい  
 ・既存顧客との接点を強化したい
 ・商品やサービスのユーザーニーズを把握したい    などなど
これらの目標に対して、具体的な数値を設定します。
KPIが成約件数の場合には、成約確率から案件化が何件必要か?
案件化を◯件するにはアポイント獲得数は何件必要か?
アポイントを△件獲得するには、リード獲得は何件必要か?
といったように、逆算して導き出します。
数値化することにより、目標達成までのプロセスやアクションが明確となり、具体的な展示会施策のモチベーションに繋がり、展示会当日の運営に大きく影響します。

04.運営計画・業者の選定


 運営計画は、運営マニュアルの前段階で、展示会施策の成功とスムーズな運営に欠かせません。
 ・出展品目は何にするか?
 ・KPIの設定(売上?成約数?リード獲得数?)
 ・KPI達成のためのどんなコンテンツやが必要か
 ・集客方法(事前・会期中)
 ・ノベルティは?
 ・どんな役割分担をするか?
 ・会期後のフォローをどのように構築するか?  などなど
各項目の大まかな内容を確定していきます。
さらに、依頼が必要な項目(例えば、ブース、印刷物、ノベルティ、CO/MCキャスティングなど)をまとめ、依頼業者を選定しましょう。

05.宿泊の手配


 展示会場が遠方の場合、宿泊する必要があります。展示会場に近いホテルなどは、早い段階で埋まってしまうことが多いので、こちらも、運営計画が決定したら、早めの手配を心がけましょう。

06.運営マニュアル作成/教育


 運営計画のKPI達成と当日のスムーズな運営のための、「運営マニュアル」を作成します。誘導・リード記入・説明・商談といった各フェーズの担当者の割り当て、各担当者の会期中のタイムテーブルを作成しましょう。

07.プレゼンテーションのコンテンツ/シナリオ作成


 展示会におけるプレゼンテーションは、ブースの賑わいを演出し、集客効果が見込まれます。「どんな会社かを訴求したい。」「商品・サービスを広く知ってもらいたい。」など、プレゼンテーションの目的をしっかり立て、その目的達成のためのコンテンツとシナリオの作成を心がけましょう。 

08.CO/MC/通訳者選定/教育


 展示会の目標に合わせ、CO(コンパニオン)/MC(司会者・プレゼンター)を設置しましょう。
COの役割は、ノベルティーを配布しブース来訪を促すだけではありません。リードの記入や入力、フロントで情報を聞き出し、適切な担当者へアテンドすることも大事な仕事です。
直接面談や、キャスティング会社にキャリアや経歴などを確認して決定しましょう。
MCも得意、不得意の分野がありますので、プロフィールを確認し、展示会の目的、演出したい雰囲気にあったMCを選定しましょう。
また、海外からVIPを招待する場合など、通訳者を用意するもの良いでしょう。コロナ規制解除で海外からの来訪者が増えることも予想されます。最大限の成果を得るための準備をしましょう。
 決定後は、必ず06.の運営マニュアルの共有と教育をしましょう。運営マニュアルは事前に提供し、教育は前日もしくは当日の会場前にリハーサルを行い、スムーズな運営と最大の成果を心がけましょう。

09.接客対応マニュアル(トークスクリプト)の作成


 来訪者への対応もマニュアル化しましょう。アテンドする担当者のスキルが異なるためです。接客の各セクションでリーダーを決め、あらかじめトークスクリプトを作成しておくことで、前述の問題も軽減されます。
 接客内容も大切ですが、接客対応も重要になります。接客の心得などもマニュアルに落とし込んでおくこともお忘れなく。

10.コスチューム(CO用)/ユニフォーム(スタッフ用)の作成


 CO(コンパニオン)が着用するコスチュームを作成しましょう。コーポレートイメージやブースイメージにあったものを選択し、社名ロゴ・ロゴタイプを入れることで、宣伝効果も期待できます。
 展示会に参加する社員(スタッフ)は、スーツの場合も多いですが、ジャンバーやポロシャツなどを作成し、ブースの統一感の演出や士気を高めるツールとなります。

11.出展手続/手配


 毎年開催される展示会では、会期中に翌年の申し込みをするケースもありますが、初出展の場合は、開催の1年前、遅くとも半年前には申し込みをお勧めします。
出展する商品・サービスの他、小間数などの申し込みを行いますが、小間数に関しては手続きの前に、予算とともに、03.の「出展目標の数値化」を実現する為に必要な事柄を事前に想定しないと小間数ありきの出展になります。
自社または運営サポート会社とともに、事前計画を立てておきましょう。出展手続/手配を運営サポート会社に任せることも可能です。特にブース関連の手続きは、任せた方がスムーズです。

集客・クリエイティブ

12.カタログ/パンフレット在庫確認、増刷、新規作成


 出展商品やサービスのカタログ/パンフレットや会社案内など、在庫の確認をしましょう。目標の来場者数に合わせ増刷が必要となります。再販(単純増刷)の場合は時間がかかりませんが、修正やデザイン変更がある場合は校正のやり取りも発生しますので、早め(1ヶ月前)の発注を心がけましょう。
 また、新規で作成が必要な場合は、さらに余裕をもった計画が必要になりますので、ご注意ください。

13.ノベルティの選定/手配


 ノベルティ配布も展示会のブランディングの一つです。テーマに沿ったものの選択を心がけましょう。「コストありき」になりがちですが、印象に残り、使い勝手が良いものの選定が必要になります。デスク周りで使われるものが一般的ですが、来訪者が展示会場ですぐ使えるものや、その家族や知人でも使えるものも喜ばれます。
 また、確度の高い来訪者に渡すノベルティと一般来訪者に渡すノベルティの使い分けなどもお勧めです。

14.ブース(設計・動線計画・グラフィックデザイン)


 一般的に「展示型ブース」「体験型ブース」「商談型ブース」の3タイプに分類されます。出展の目的やコンセプト、さらに出展商品・サービスを確定した上で、設計・施工業者に伝えましょう。この内容がしっかり出来ていないと、業者とのやり取りの工数が増え、時間的にも、費用的にも面倒なことに成り兼ねます。
 展示会ブースは「デザイン」に注目しがちですが、ブースの機能性にも注意をはらい、会期中、参加者がストレスのなく任務に全う出来る環境を考慮することも、展示会担当者の重要な仕事です。
 また、展示会においてブースは出展企業のカオとなります。コーポレートカラー・ロゴ・ロゴタイプで企業イメージをしっかり伝え、掛けられる費用内で最大のパフォーマンスを心がけ発注しましょう。

15.展示パネル/映像/サイネージのコンテンツ計画・制作


 07の「プレゼンテーションのコンテンツ/シナリオ作成」と同様に目的達成のためのコンテンツ制作を心がけましょう。「商品やサービスの紹介」はもちろん、ターゲットの「経営課題にどのように役立つのか?」など具体例を取り入れることも重要です。
展示パネル/映像/サイネージはブースの視認性やイメージを高める役割もあります。統一感を意識したデザインを発注することも大切になります。。

16.特設サイト制作


 展示会出展の特設サイトを作成し、商品・サービスに興味を持っているアンノウンカスタマー(潜在顧客)の展示会来場を促します。
 ターゲットの興味関心のあるキーワードを選定し、検索されやすいサイトを目指します。特設サイトとともに、WEB広告の活用で集客を行い、招待状の送付、商談申し込み、などで実名化を行い、展示会当日に対応します。

17.公式サイトによる告知


 展示会出展を公式サイトで告知しましょう。対外的なPRを実施し、サイト来訪者に自社ブースに来てもらうことを促します。告知の遷移先は16の「特設サイト」に設定し、招待状の申し込みや、展示会での商談申し込みなどで実名化を行います。
 

18.DMの制作・発送


 主にノウンカスタマー(健在顧客)に対してDMを発送します。出展内容、会場、ブース位置などを明記します。QRコードなどで、16「特設サイト」や17「公式サイト」に誘導し、招待状や展示会当日の商談申し込みで、興味・関心を測ることもできます。
 

19.招待状の発送


 ノウンカスタマーの既存顧客や見込み顧客に対して招待状を発送し、展示会ブースへの来訪を促します。展示会当日は、見込み顧客リストを作成・共有し、対応することもお忘れなく。
 

20.WEB広告/ターゲティングメール/メールによる集客


 16・17で展示会施策によるWEBでの実名化を行いますが、そちらに誘導もしくは、展示会に来訪いただく為の告知を、WEB広告/ターゲティングメール/メールを使って実施します。
 WEB広告は主にアンノウンカスタマー(潜在顧客)、ターゲティングメールはターゲットを絞り込んだ見込み客アンノウンカスタマー、メールは既存顧客をターゲットに実施し、より多くの方にアピールし、展示会来訪を促します。

設営・装飾

21.ブース設営、展示物搬入


 ブース設営は、業者が会期2日前から施工を開始します。出展者は会期前日入りし設計通り設営されているか?サインに間違いわないか?といったブースのチェックを行います。展示会場に荷物を送る際は荷物の量にもよりますが、ジットBOX便が便利です。また、前日の社員での準備もありますので、ブースの引き渡し時間、荷物の到着時間は、あらかじめ決定しておきましょう。

22.展示物/カタログ/ノベルティのセッティング


 計画時の所定の位置にそれぞれをセッティングします。計画と実際の運用で使い勝手が悪い場合は、その場で修正を行うことも必要です。また、在庫の保管場所の整理整頓もお忘れなく。
 当日の参加者と情報共有しスムーズな運営ができるように心がけましょう。

23.アンケート設置


 アンケートの設置は、CO(コンパニオン)と共有します。iPadを利用の際は通信環境とともに、COのリハーサルも実施し、当日の運営がスムーズに進むよう準備を行います。
 集客後の最初な作業がアンケート入力になりますので、特に入念にリハーサルが展示会施策の効率や成果につながります。

24.ネット環境の確認


 IPadでリード収集する場合、ネットの速度が遅ければ、入力されるお客様、またアテンドする担当者のストレスになり、アナログ(手書きリード)よりも、かえって時間がかかることもあります。運用や作業の効率を高めるために導入した方法が、マイナスに働いてしまっては、元もこもありません。
 必ずネット環境を確認しましょう。Wifiを利用する場合、同じ会場でも場所によって繋がりにくいところもありますので、あらかじめ主催者や運営サポートを利用している場合は、依頼会社に確認を取りましょう。

25.音響/映像チェック


 音響や映像は、ブース設営の基礎や装飾が完了した後に設置されます。設置後は、電源の入れ方や音量の調整など、操作方法のレクチャーを受け、当日の運営に支障の無いよう準備しましょう。また、投影したい映像や音源などもその場で確認し、正確に作動しているかも確認します。

26.リハーサル


 リハーサルでは、主にプレゼンターの機材操作の確認になります。
 プレゼンテーションのリハーサルの時間は、前日のお昼以降の設定をお勧めします。
前述の通り、ブースの設営後に音響・映像機材が設置されます。
プレゼンターのスケジュールの関係で、少し早めの時間しかとればい場合などは、ブース施工と機材設置の時間調整をしておきましょう。

27.来場者への対応


 来場者の対応はあらかじめ用意していた、06.運営マニュアルや09.接客用マニュアルの実践になります。展示会の現場で調整が必要なところは、その都度もしくは、終礼で徹底しましょう。

28.プレゼンテーションのスケジュール管理


 ディレクターの担当になりますが当日の進行管理を行います。展示会ブースで「プレゼンテーションの内容と予定時間」を掲載し、時間通りに開始しなければ、プレゼンを聞きにきた来訪者のストレスとなり兼ねません。
 開始の時間には特に気を配りましょう。

29.オペレーションの確認


 主に展示会担当者、またはディレクターの仕事になりますが、時間的なスケジュールや目標達成のスケジュールが遂行されているかの確認を時間ごとに行いましょう。特に目標達成のスケジュールから離れている場合は、新たなシナリオが必要となります。
 会期中はバタバタと忙しく、管理が惰性になりがちですが、定性目標の達成のためにも重要な仕事です。

30.CO/MCのディレクション


 29.同様、主に展示会担当者、またはディレクターの仕事になります。CO/MCを社外からキャスティングしている場合は、事前の打ち合わせやリハーサルが十分に行えないため、こちらの要望に沿った行動が取られているかを初期段階で確認し、修正や調整を行いましょう。

31.参加者の昼食手配


 展示会場で昼食をとる場合、展示会場内の飲食店、コンビニとなりますますが、非常に混み合います。そのため、昼食が取れなかった!時間が遅れた!などといった、運営に関わる問題も発生します。
 予め、お弁当を参加者分準備し、運営に支障のないスケジュールを組むことも、展示会施策を成功に導くポイントとなります。

32.ブース内の撮影


 施工完了後のブース撮影、会期中の撮影もお忘れなく。
 次回の展示会のブースのデザインや構成の参考になり、会期後サイトでニュースやブログなどで活用が可能になります。

33.ライブ配信(Instagram・Youtube等)


 会期中来場できないお客様に向けてライブ配信を行います。プレゼンテーションやデモンストレーションを中心に行います。展示会施策を最大限活用し成果につなげます。
 24「ネット環境の確認」とともに、リハーサルを実施し当日に備えましょう。

34.リード獲得数の集計/リードのPDF化/来場者数の確認


 展示会当日の終了時間には、終礼を行い、その日のリード獲得数を共有し、目標に対する進捗を共有します。担当者は時間毎に集計し、進捗確認とそれに対する対策を講じる必要も生じます。
 リードのPDF化は、リードのデータ化のためにも必要ですが、翌日連絡を入れたい顧客、翌日にも来訪される顧客もいますので、その対策となります。
 翌日に会期前には、主催から来場者数の発表があります(展示会により異なります)ので、記録し参加者と共有し、当日の対策を行います。

35.撤収作業(持ち帰り品の荷造/梱包/発送

35.撤収作業(持ち帰り品の荷造/梱包/発送)
 撤収作業は会期終了後に行います。早く帰りたいという気持ちはわかりますが、来訪者に不快感や悪い印象を与え兼ねません。
 また、ジットボックス便以外で発送が必要な荷物は、会場に設置されている配送受付に持ち込みます。大変混み合いますので、配送の担当は専属にすることをお勧めします。

顧客アフターフォロー

36.カタログ/ノベルティの発送


 他社のカタログやノベルティで荷物が多い来場者もおられ、発送を希望されるお客様もおられます。
 また、カタログ/ノベルティは「発送のみ」とする方法(戦略)をとる事で、会期後の商談アポイント獲得やセミナー集客といったアフターフォローの有効手段となります。
 これまで、アフターフォローで「思ったような成果が出てない!」と感じていたら、一度お試し下さい。

37.リードのデータ化


 リードをデータ化を実施し、社内共有を行い、いち早く営業活動に移行しなければなりません。展示会後、出展企業は名刺交換を行った来訪者にメールや電話で一斉に連絡を行うからです。
「お礼メールを送る」「電話連絡をとる」為にリードデータがなければ何も始まりません。
データ入力を業者に依頼する場合は、短納期で対応と34「リード獲得数の集計/リードのPDF化/来場者数の確認」のリードのPDFを実施可能な業者をお勧めします。

38.MAツールへの展開


 MAツールの導入があれば、少ないリソースでもリードの管理とナーチャリングがオートメーション化できます。
 システムにインポートされている顧客にメールで一斉配信など、営業担当者や展示会担当者の負担を軽減し、効率的に展示会施策の告知・お礼メール・
セミナー集客メールなどの情報提供が行えます。
 顧客のサイト内の閲覧・行動履歴を分析も可能になり、確度の高い顧客を抽出し営業につなげられます。

39.お礼メールの配信


 会期終了後、来訪いただいたお客様にお礼のメールを入れます。
 内容は、来訪お礼、セミナーの案内、商談アポイント設定など、様々です。
 業務的に、全てのお客様に対して、同じ内容でメールすることもありますが、お客様のフェーズによって使い分けるを行いましょう。
 

40.商談/セミナーテレアポイント(トークスクリプト/商談カレンダー)


 展示会後の商談/セミナーのテレアポイントを実施します。お礼メールでも実施しますが、さらにテレアポイントで商談アポイント、セミナー集客の確率を高めます。
 流れとしては
 36.カタログ/ノベルティの発送 → 39.お礼メールの配信 → 40.商談/セミナーテレアポイント
として、テレアポイントでは、「展示会のブース来訪のお礼」「カタログ/ノベルティの到着確認」をラフォールとして本題のアポ獲得にスムーズに移行できます。
 リソースが足りずに、展示会後すぐテレアポイントに取りかかれない場合は、アウトソーシングで実施しましょう。展示会後3週間後、1ヶ月後にテレアポイントを実施した場合、内容を忘れられていたりする場合や、すでに競合他社との話が進んでいることも十分にあり得ます。
 リードが宝の持ち腐れになる原因は「リードの有効活用ができない」ことと「連絡の遅れ」です。展示会成功のポイントともなりますので、しっかりとフォローできる体制を整えましょう。

41.カタログ/パンフレットの補充印刷


 展示会後の営業活動に支障が無いよう、カタログ/パンフレットの補充を行いましょう。
展示会後の商談時に必要になります。


まとめ


今回は[展示会担当者必見]展示会施策でチェックすべき41項目という内容で、展示会の御担当者お役立ち情報をお届けしました。
今までの展示会施策の見直しや、これから展示会出展をお考えの方々に参考いただき、展示会施策の成功につながれば幸いです。
弊社では、「展示会まるごとサポート」で上記内容を実施し、クライアント様の展示会を盛り上げております。
そちらも参考ください。

この記事を書いた人

営業部 TPROFILE
株式会社一向社 営業部
営業一筋30年。
”クライアントや担当者に寄り添った営業”をモットーに、お客様のリクエストのその先をご提供します。
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