展示会業務もお任せください。セミナー予約システムで5つの効率化!

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昨年の今頃は新型コロナウイルスの影響で中止になってしまった展示会も数多くありましたが、現在は、人数制限や検温などの対策が行われながら開催されています。

当社は展示会ブースの動線やデザインだけでなく、現場でのオペレーションのご相談も承ってきました。
展示会では、来場者へ商品説明会やセミナーへの参加を促す場合があります。
セミナー予約システムを導入することにより、この流れがスムーズなるよう改善しました。

そのメリット5つをご紹介します。


(1)スマートフォンでアンケート入力できる


これまでは、来場者にアンケート用紙を渡し記入してもらうことが多かったと思います。
予約システムのアンケート機能は、スマートフォンで使え、来場者本人が入力するので、主催者側での入力や集計作業が不要になります。
用紙記入では集計に時間がかかり、次のアプローチまでにタイムラグができていたことを考えると、大幅な時間短縮となり、効率化につながります。


(2)リマインダー機能が使える

セミナー予約時の自動返信はもちろん、リマインダーメールも設定可能です。
キャンセルを減らし、より確実な来場を見込めます。



(3)参加者側で予約変更できる


予約システムを利用すれば、参加者が自由なタイミングで予約変更できます。
貸し会議室などでセミナー開催する場合でも、定員枠を決めておけば、調整が容易になります。

(4)クレジットカード決済できる

有料セミナーで現金をやりとりすると、お釣りの準備やレジ締めに手間がかかります。
クレジットカード対応にしておくことで、事務処理を効率化できます。


(5)Zoomと連携してオンラインセミナーができる


当社が利用している「RESERVA」では、Web会議システム「Zoom」との連携が可能です。
ミーティングIDは自動的に作成され、日時を設定するだけで簡単にオンランセミナーを開催できます。
予約確認メールは自動配信されるので、参加者へ個別にメール配信する必要はありません。


展示会は参加するだけではなく、その後の商談に繋げなければなりませんが、多くの企業様ではそのための人員配置が少なく、得られたリードを活かしきれていません。

当社では来場促進からセミナー・説明会参加への導線もご提案し、出展企業様をまるごとサポートいたします。
どうぞお気軽にご相談ください。

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この記事を書いた人

つーちゃんPROFILE
広告代理店でグラフィックデザイナーとして勤務後、一向社に入社。どんなジャンルでもやりたがる方ですが、パンフレット考えるのが割と好きです。Webマーケティング勉強&実践中。
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