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実績ご紹介/スタッフブログ コミュニケーションが手間になっていませんか?~コミュニケーションのデジタル化で仕事を円滑に~

コミュニケーションが手間になっていませんか?
~コミュニケーションのデジタル化で仕事を円滑に~

こんにちは、事務員Mです。



急な質問ですが、みなさんコミュニケーションは得意ですか?


コミュニケーションとは、

『気持・意見などを、言葉などを通じて相手に伝えること。通じ合い。』


家族、友人、仕事の場など…生きる上でコミュニケーションは欠かせませんよね。

しかし、家族や友人とはリラックスして話せるのに、仕事の場になるとどもってしまったり、言いたいことが言えなかったり、報連相がうまくいかず業務に支障を来したり、挨拶すらもうまくできなかったり…。

そんな経験はありませんか?

ある程度慣れた環境にいればこんな機会はほとんどないですが、特に社会人1年目であったり、初めて会う取引先であればこうなる機会もあると思います。


さて、ここからが本題です。




メールチャットでのやり取りの際はどうでしょうか。




メールやチャットで挨拶ができなかったり、言葉足らずになったり嚙んだりする機会って、対面で話すより少ないですよね。
職場ではうまく話せなかった上司や先輩とも落ち着いてやりとりができませんか?
また、資料などを添付してスムーズな説明をしやすくなったりもするかと思います。


言葉を受け取る側も、声で聞くと一定期間経つと忘れてしまう事柄でも文章で受け取ると忘れる可能性はグッと減ります。
買い物のメモ、スケジュール、マニュアルetc…
(百聞は一見に如かずというところでしょうか。)





そこで表題に入ります。

コミュニケーションのデジタル化(メールやチャット、PDF資料等)で、


”良い意見を持っているのに対面で言葉にするのが苦手な方”の発言を促したり

忘れやすい事柄や説明が難しい事柄を文章や図にして共有したり

連絡ミスや忘れ物をなくしたり

距離に阻まれることなくやり取りしたり




さまざまなことが円滑になるのではと考えます。





こちら体験談ですが、

ある会社では、やりとりは基本対面か電話、資料は印刷してミーティングや会議で共有。
オフィススタイルはフリーアドレス※を取り入れていました。
社員が個々の自席を持たず自由に働く席を選択できるオフィススタイルです。「自席」という概念をなくし、空いている席や自由な場所で働くことができます。)

そこで起きがちだったトラブルです。

外出する旨を他の社員に伝えなかった連絡不足によるトラブルです。

この中で、コミュニケーションをデジタル化することによって解決できるところはどこでしょうか。






正解は

この2点です。


実は最初の外出する旨を伝える連絡手段を改善することにより、トラブルは回避できたのです。



この「外出します。その後そのまま直帰します」を一人に伝えてそこから人づてに拡散してもらうのではなく、グループチャットなどで部署中に連絡すれば全員が一気に△△さんのスケジュールが変わったことを把握できます

タイミング悪く席を外していた方も、画面を見た瞬間に把握できますね。






もう一つ、電話メモを持って席を探し歩く

こちらも個人のメールやチャットで連絡するようにすれば誰がどこにいても即座に連絡することが可能です。
外出していたとしても折り返しが必要な旨をすぐに把握できますね。




ここで、弊社では社内外でのやり取りをどうやって行っているかご紹介いたします。

主に使っているのは



メール

チャット(チャットワークというサービスを使用しています)



メール

こちらでは外部(取引先や協力会社)への連絡に使っています。



チャット

こちらでは社員への連絡社員間のファイルのやり取り、ちょっとした提案の相談や意見の募集
他、出勤状況の確認や備品の管理もチャットで行っています。
仕事の進捗状況などもチャットにて報告するようにしているので、部署にいる全員が全員の行動を把握できます。
電話があったことを伝える際もチャットを使用しています。

メールとチャットを使い分けることによって、重要なメールが埋もれてしまわないように、社員同士のやり取りがチャット画面でひと目でわかるようにしています。



他、こちらのチャットワークでは「タスク」をつけられる機能があり、例えば

「To.営業部

 ○○の提案について、なにかいい案はありませんか?
 意見をお願いします。               

          期限:○○年〇月〇日 〇時〇分」


とタスクを付けることにより、提案側は誰から意見が募れていないのか把握できます。
また、意見を求められた側には返答の義務感が生まれ、確実に全員から意見を募ることが可能になります。

そして対面で行う会議と違ってやり取りが文章ベースで残るため、議事録の作成が必要なくなります






また、こうしてネット上でのやり取りを日頃からしていたため、
今のご時世のテレワークリモートワークにも問題なく以降できました。



対面でのコミュニケーションはとても大切なことです。

しかし、対面でのコミュニケーション以外にも幅を広げることによって新たな交流が生まれたり、伝えたいことがハッキリと言い合えたりします。
対面とリモートを使い分けて、業務も人間関係も発展させていきましょう!

Tags
#テレワーク#リモートワーク#チャット
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