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実績ご紹介/スタッフブログ 営業時間外のお客さまを逃がさない!予約管理システムを格安で導入するには?

営業時間外のお客さまを逃がさない!予約管理システムを格安で導入するには?

「予約管理システム」とは?

今の世の中、家から一歩も出なくても、「Amazon」や「Yahoo!」、「楽天」などで24時間、買い物をすることができますよね。「予約管理システム」も同じ。有名どころでは「食べログ」や「ぐるなび」、「じゃらん」などがネット予約を取り入れていますよね。

このシステム、もはや大手ポータルサイトだけが利用しているわけではありません。病院やホテルでも取り入れていますし、音楽スタジオやスポーツジムなど個人経営の企業でも利用しています。


なぜ、みんな「予約管理システム」を利用するの?

それではなぜ、多くの企業が「予約管理システム」を利用しているのでしょうか?それは、ずばり、見込み客を逃さないから。

みなさんも日常生活の中で “なんとなく、気が向いて行動を起こした” という経験はありませんか?それは、多くの場合、仕事が終わって、ほっと一息ついた時だったりします。そんな時に、「ちょっと疲れているからマッサージをしに行きたい」、「ずっと気になっていることをそろそろ片付けようか」と思ってネット検索をします。

そこで、ネットで予約ができるかどうか。それは大きな運命の分岐点です。


経営面から見た「予約管理システム」のメリット

経営の立場で考えると、「予約管理システム」はメリットだらけといえます。なぜなら、事前決済ができるから。

ネット予約をする人は、忙しくて効率重視の人、面倒なことが苦手な人が多いと考えられます。そのためクレジットカードで事前決済する人も多い。予約管理システムに「決済機能」を導入する必要がありますが、事前にクレジットカード払いができるようにしておき、キャンセル規定などを定めておけば、事前に収益が読めて安心です。

ほかにも、予約管理システム上で、リアルタイムの空き情報をすべての人が同時に見ることができます。システムで自動的に情報が更新されるので、手で入力する必要もなく、予約が入れば、その時間は他の人は予約できない。「予約に関する情報を予約システムに一括」してしまえば、ダブルブッキングなどの人的ミスを削減できます。


予約管理システムを自社で開発するとしたら?

予約管理システムを自社のサイトに導入するには、3つのパターンがあります。この3つのパターンの見出しを見て、「なんのこっちゃ?」と思った方は、業者(プロ)に任せることをオススメします。

1. ASPの導入
2. Wordpress(ワードプレス)のプラグインを導入
3. 一から開発


ASPを導入して自社のサイトに予約管理システムを追加

ASPとは、Application Service Provider の頭文字をとったもので、予約管理システムのアプリを提供しているプロバイダー(事業者)のことです。

・Coubic(クービック)
・リザベーション エンジン
・RESERVA
・Airリザーブ

などがあります。ソフト自体を購入するのではなく、月額の利用料金を支払って利用する「クラウド型」が主流。アプリ自体を最初に購入する費用とソフトを利用する月額利用料の両方が必要なことが多いです。賃貸マンションの保証金と家賃のような感じですね。

初期購入費が0の場合、ソフトの利用できる機能が限定されていて、例えば「決済機能」はオプション料金が必要など、後から追加で費用が発生する場合があります。よくよく調べてからサービスを選ばないと、格安で導入するつもりが、予想外にコストが膨れ上がるなどということも…。


Wordpressのプラグインを導入して予約管理システムを追加

こちらに関しては、絶対条件として、自社のホームページを「ワードプレス」で作っている必要があります。ワードプレス以外のシステムでホームページを作られている場合は、この項目はスルーしてください。

プラグインは、アプリケーションの機能を拡張するソフトウェアです。みなさんのパソコンにも多分入っているであろう「Adobe Acrobat Reader」などもプラグインですね。予約システムに使えるプラグインは、次のようなものがあります。ただし、仕様については英語で書かれているため、システム構築+英語力が必要です。

Booking Package
Pinpoint Booking System
Appointment Booking and Online Scheduling Plugin
CP Appointment Calendar
MTS Simple Booking
Salon Booking
Online Lesson Booking
Events Manager
Calendar


独自でシステムを開発

システムを自分で構築できる方は、このページを読まれていないかと思いますが、予約管理システムの構築は複雑です。

予約状況のリアルタイム更新、クレジット決済、顧客情報のセキュリティーなどの問題をすべてクリアし、かつ、スマホ、PC、タブレットのすべてのデバイスで見やすく、操作しやすいものにしないといけません。


システム開発を、外注すると費用はどのくらいかかる?

予約管理システムの開発費用は、条件によって大きく変わります。

自社のホームページを持っている
「診療の時間予約だけ」など予約内容がシンプル

このような場合であれば、300万円以下で構築してくれるシステム開発会社を見つけることができるでしょう。自社のホームページをワードプレスで作ってある場合は、さらに安くなる可能性もあります。規模が小さい場合でしたらASPの導入・管理をシステム開発会社に任せる方法もあります。

まずは、一度、お客さんに予約してもらう場合に、どういった情報を入力してもらう必要があるのか、クレジット決済機能が必要かどうかなど、必要事項を整理して、信頼のできる業者に相談してみてから、どのような方法にするかを考えるとよいかもしれません。

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